Xerox ConnectKey 

Skupię się na urządzeniach posiadających technologię Xerox ConnectKey,  stosowaną w urządzeniach biurowych przeznaczonych do małych, średnich i dużych przedsiębiorstw. Jeśli posiadasz inne urządzenie - powinieneś znaleźć podobne funkcje pod inną nazwą. Lista urządzeń do których się odnoszę, znajduje się na dole artykułu.

Skanuj do chmury

Robienie kopii zapasowej dokumentów jest niezwykle ważne. Przekonali się o tym wszyscy, którzy przypadkiem zniszczyli telefon, a dane w postaci zdjęć czy kontaktów przepadły bezpowrotnie. 

A co, gdy w wypadku jakiejś awarii stracisz ważne dokumenty -  twoje lub co gorsza twojego szefa? Wypadki chodzą po ludziach, a Ty musisz być na to gotowy!

• Jak szybko i sprawnie skanować do chmury

Jak do tej pory robiłeś kopię zapasową? Zapewne skanowałeś do komputera, a później przerzucałeś plik do chmury. Zacznij to robić bezpośrednio z urządzenia wielofunkcyjnego. To łatwe. Możesz pobrać gotową aplikację z Xerox App Gallery, która daje możliwość skanowania do takich chmur jak Box, DropBox, Google Drive, OneDrive. Używając pobranej aplikacji możesz skanować do chmury za pomocą 2 kliknięć (zaufaj mi, liczyłem 😊).

• Nie chcę chmur, korporacje szpiegują

Ale kto powiedział, że musisz używać chmur udostępnionych przez Google, czy Microsoft? Możesz mieć swoją. 

• Twoja własna chmura ( serwer NAS ) 

Od jakiegoś czasu eXtra.com zajmuje się takimi rozwiązaniami. Najprościej mówiąc instalujemy w twoim biurze urządzenie, które działa jak twoja prywatna/firmowa chmura. Możesz na nią wrzucać i pobierać pliki z każdego miejsca w którym masz połączenie z internetem. 

• Co musisz zrobić by posiadać serwer NAS 

Wystarczy się do nas zgłosić. My postaramy się dowiedzieć, jak wygląda obieg dokumentów w twojej firmie i jakiego urządzenia NAS potrzebujesz.
Później przyjedziemy do Ciebie, skonfigurujemy i pokażemy jak z niego korzystać. 

• Jak działa serwer NAS i jak do niego skanować

Dostajesz adres strony, na której logujesz się za pomocą wcześniej utworzonego konta. Otrzymujesz dostęp do wirtualnego pulpitu, na którym możesz tworzyć foldery, zapisywać i pobierać pliki. W drukarce ustawiasz miejsce docelowe -  i tak każdy zeskanowany dokument trafia na twój dysk zdalny, a Ty stajesz się bezpieczny. Dodatkowo masz dostęp do plików całej twojej firmy, z każdego miejsca na świecie. 

Wykonaj pracę jednym kliknięciem

Często zdarza Ci się powtarzać jakąś określoną pracę na urządzeniu wielofunkcyjnym ? 

Np. skanować pliki w określony sposób – czarnobiałe, dwustronnie, wysyłać do tych samych osób, skanować do określonego folderu lub kopiować z określonymi parametrami?

Jeśli tak, wprowadzanie za każdym razem tych samych parametrów może być denerwujące. Ale koniec z tym - teraz możesz stworzyć aplikację. Pewnie myślisz „Halo, co ten autor sobie myśli, nie jestem jakimś programistą” ale to dziecinnie proste w naszych urządzeniach.

• Jak stworzyć własną aplikację

Wchodzisz w czynność, która Cię interesuje - skanowanie/kopiowanie. Ustawiasz parametry, których używasz -> zjeżdżasz na sam dół i  wybierasz opcję Stwórz aplikację -> Zapisz na pulpicie urządzenia. Zadanie wykonane!

• Twoja aplikacja w praktyce

Teraz za każdym razem wkładając kartki do podajnika i używając stworzonej aplikacji, twoja drukarka będzie wiedziała co ma zrobić. Nie będziesz musiał już każdorazowo wklepywać tego samego.

Drukuj z telefonu i wszelkiego rodzaju urządzeń mobilnych 

Dla wielu jest to oczywiste, inni dalej obawiają się tego kroku.  A to banalne, jak konstrukcja piosenek disco-polo. 

Ostatnio miałem taką sytuację - Byłem w biurze, a komputer zostawiłem w domu. Musiałem coś wydrukować, więc pobrałem z maila plik na telefon. Wybrałem z listy drukarkę i wydrukowało. Nie musisz nic instalować. Wystarczy być podłączonym tą samą siecią co urządzenie i dać drukuj -  Proste, prawda? 

• Użyj aplikacji @PrintByXerox, aby mieć dostęp do bardziej zaawansowanych ustawień druku

Minusem tego rozwiązania jest brak kontroli nad formatowaniem wydruku. To również da się zrobić z telefonu. Wystarczy pobrać na telefon i drukarkę aplikację @PrintByXerox i możesz drukować, niemal jak z komputera. Szczerze mówiąc, tak polubiłem tę opcję, że częściej drukuję z telefonu niż z komputera, pomimo, że mam go przy sobie.

Personalizuj swój pulpit! 

No dobrze autorze - poradziłeś mi pobrać i stworzyć dodatkowe aplikacje. Zobaczyli to moi współpracownicy i mam 50 aplikacji na pulpicie = nic nie można szybko znaleźć. Na to również mam poradę.

• Stwórz profile użytkownikom 

Każdy pracownik może mieć swój profil, swoje aplikacje, swój wygląd panelu. Zanim pomyślisz, że to na pewno wiele roboty i utrudnia logowanie – zaprzeczę. Poproś informatyka, aby stworzył dla każdego osobny profil. Zrobi to za pomocą strony internetowej drukarki w około 30 sekund na jeden profil. Następnie,  każdy pracownik musi pobrać aplikację @PrintByXerox i za pomocą kodu QR połączyć ją z telefonem. Teraz dzięki NFC, który jest wbudowany w drukarce i twoim telefonie (najczęściej to ta biała ikona, obok panelu kontrolnego) możesz telefonem niczym kartą dostępu, zalogować się na swój profil. 

• Usuń zbędne ikony, poukładaj używane aplikacje

Teraz możesz edytować panel startowy w ten sam sposób, co w telefonie - nieużywane ikony usunąć, przydatne aplikacje ustawić na pierwszych miejscach.  

Dodatkowo twoja firma wyda w ten sposób mniej na wydruki, dlaczego? Dowiesz się z tego artykułu Jak drukować taniej

Szybkie skanowanie dokumentów osobistych

Czy w twojej pracy zdarza Ci się skanować dokumenty osobiste, takie jak prawo jazdy, dowód osobisty, legitymacje -  jeśli tak to podpunkt dla Ciebie!

• Jak dodać skanowanie dokumentów osobistych na pulpit

Jest to podstawowa aplikacja. Jeśli nie masz jej na pulpicie, możesz ją dodać za pomocą kombinacji przycisków na ekranie głównym Dostosuj->Dodaj->Skan dowodu osobistego 

• Skanowanie dokumentu osobistego w praktyce

Krok po kroku,  bez zbędnego zastanawiania się jak to zrobić szybko i sprawnie zeskanujesz wszelkie dokumenty osobiste. Aplikacja powie Ci, gdzie i którą stroną ułożyć dokument a także od razu wrzuci to na jedną stronę w pliku o rozszerzeniu, jakim wybierzesz.

Korzystaj z aplikacji Xerox App Gallery 

Jeśli korzystasz z jakiegoś typowego oprogramowania dla swojej branży - Zobacz, czy nie możesz pobrać aplikacji łączącej urządzenie drukujące bezpośrednio z oprogramowaniem. Może skrócisz proces obiegu dokumentów i wrzucisz je bezpośrednio do oprogramowania, prosto  z drukarki. 

• Co znajdę w Xerox App Gallery?

Znajdziesz tam programy współpracujące z BlackBoard albo Moodle – platformy używane w szkolnictwie; Connect for Councur  - program do księgowości i wiele innych, które możesz sprawdzić na stronie internetowej Xerox App Galery. 

• Zrobimy aplikacje specjalnie dla Ciebie

A może - Potrzebujesz aplikację, której nie ma, a łączyłaby się z ważnym dla Ciebie programem. Napisz do nas,  a postaramy się ją dla Ciebie stworzyć.

Podsumowując

• Skanuj do chmury i  rób kopie zapasowe!

• Automatyzuj prace, które się powtarzają

• Drukuj z urządzeń mobilnych 

• Dostosuj pulpit urządzenia

• Szybko i sprawnie skanuj dokumenty osobiste

• Zajrzyj do Xerox App Gallery i sprawdź, czy nie ma tam przydatnej dla Ciebie aplikacji 

Już widzisz, jak możesz zaoszczędzić trochę czasu na prostych czynnościach. Możesz przeznaczyć go na coś bardziej pożytecznego (i przyjemnego!) np. integrację przy kawie ze współpracownikami -  nie zmarnuj tej szansy 😊. 

Lista urządzeń posiadających technologię Xerox ConnectKey:

Urządzenia wielofunkcyjne: AltaLink C8030 / C8035 / C8045 / C8055 / C8070 / B8045 / B8055 / B8065/ B8075 / B8090 VersaLink C405 / C505 / C605 / C615 / B405 / B505 / B515 / B605 / B615 / C7020 / C7025 / C7030 / B7025 / B7030 / B7035 WorkCenter 6515 / 3655i / 6655i

Drukarki: VersaLink C7000 / C8000 / C9000 / C400 / C500 / C600 / C610 / B400 / B500 / B600 / B610

Autor: Maciej Gorzela